Prijavitelji projekata koji žele koristiti bespovratna sredstva EU-a moraju računati da postupak dobivanja bespovratnih sredstava može biti dugotrajan. Prijavitelji moraju osigurati vlastita sredstva kako bi osigurali uspješnu realizaciju projekta. Dobivanje bespovratnih sredstava kroz projekt se ostvaruje predujmom do maksimalno 30% ili 40% ukupne vrijednosti prihvatljivih troškova, a preostali iznos bespovratnih sredstava tek nakon što korisnik bespovratnih sredstava podnese tzv. ZNS odnosno Zahtjev za nadoknadom sredstava (međuzahtjev i/ili završni zahtjev) te isti bude odobren od strane nadležnog tijela.
Ovisno o vrsti natječaja, pozivima se raspisuju prihvatljive aktivnosti i troškovi:
* poslovna infrastruktura
* izgradnja i opremanje
* nabava opreme i strojeva
* informatička oprema
* istraživanje i razvoj
* sustav upravljanja poslovnim procesima i kvalitetom (ISO i slične norme)
* certifikacija proizvoda
Usluge agencije uključuju:
1. PROVJERU PRIHVATLJIVOSTI PRIJAVITELJA:
* Pozitivno poslovanje u posljednje tri godine
* Rast prihoda/primitaka
* Uredno podmirene obveze prema djelatnicima i državi (Porezna uprava, HZZO, HZMO)
* Poduzetnik ne smije biti u blokadi duže od 15 dana, od toga više od 5 dana u kontinuitetu, u proteklih 6 mjeseci prije predaje projektne prijave
* Poduzetnik ne smije biti u postupku povrata državne potpore ili potpore male vrijednosti
* Poduzetnik i partneri/povezana društva ne smiju biti u stečajnom postupku
2. POSTUPAK PRIJAVE ZA NATJEČAJ
2.1. Početna ideja
Ključni element svakog uspješnog projekta jest dobra ideja. Ideja se formira prema interesima potencijalnog prijavitelja, vrsti djelatnosti kojom se bavi i okviru mogućnosti koje su raspoložive.
2.2. Razrada projektne ideje
U ovoj fazi definiraju se problemi koji će se rješavati projektom, odnosno osmislit će se aktivnosti kojima će se identificirani problemi rješavati. Slijedom toga, determinirat će se ciljevi koji se žele ostvariti te rezultati kao pokazatelji projektnog uspjeha. Sve navedene aktivnosti i ciljevi moraju biti u skladu sa ciljevima obuhvaćenim natječajnom dokumentacijom na koju će se projekt prijaviti. Natječaj (odnosno, natječajnu dokumentaciju) realizira i plasira ugovorno tijelo koje može biti javno tijelo RH, agencije za ugovaranje i europske agencije.
2.3. Priprema projektne dokumentacije
Natječajna dokumentacija se u cijelosti objavljuje na stranicama navedenih ugovornih tijela. Kada je identificiran natječaj koji odgovora projektnoj ideji, pristupa se izradi projektne dokumentacije te procesu prijave projekta putem sustava eFondovi. Svaki projekt sadrži predradnje koje obuhvaćaju financijsku
analizu projekta, studiju izvedivosti projekta, prijavne obrasce, ostalu projektnu dokumentaciju zahtijevanu natječajem. Nakon tih predradnji počinje se sa izradom detaljne projektne dokumentacije što uključuje izradu logičke matrice, razradu projekta (opis, učinci, metodologija, itd.), razradu budžeta projekta, popunjavanje ostale obvezne projektne dokumentacije definirane natječajem.
2.4. Prijava
Nakon uspješnog popunjavanja svih polja u prijavnom obrascu sustava eFondovi, te učitavanja svih potrebnih priloga i dodataka, potrebno je dostaviti prijavni obrazac tijelu koje će obaviti pregled, evaluaciju i odabir projektnih prijava za odobravanje financiranja i sklapanje ugovora o financiranju. Prije nego što se dostavi prijava na natječaj u nadležnu instituciju i u roku naznačenom u samom natječaju potrebno je dodatno provjeriti da li je sve ispravno ispunjeno, te da se dostavlja potpuna dokumentacija. Na taj način se osigurava da projektni prijedlog ne otpadne zbog administrativnih ili tehničkih razloga poput nepotpune dokumentacije, nedostatka originalnih ili nepotpisanih dokumenata.
2.5. Provedba
Provedba je finalna faza koja započinje onog trena kada se potpiše ugovor o dodjeli sredstava. Faza provedbe obuhvaća ostvarivanje rezultata, postizanje svrhe i učinkovito doprinošenje općem cilju projekta, ekonomično upravljanje raspoloživim sredstvima te nadziranje i izvještavanje o napretku.